Электронный архив

ОЦО
Электронный архив
Электронный архив
Электронный архив
ОЦО
Электронный архив

Что такое электронный архив документов?

Электронный архив — это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая:

Электронный архив

 Электронный архив — это выгодно!

  • Решение «Электронный архив» сэкономит до 8о% времени сотрудников компании, затрачиваемого на поиск и получение необходимых документов.
  • Оно незаменимо в работе бухгалтерской службы. Позволяет мгновенно формировать необходимые подборки первичных документов по запросу, например для налоговых органов. Поможет быстро собрать документы по контрагенту, с возможностью вывода сканобразов отобранных документов и печати.
  • Эффективно для работы территориально распределенных и холдинговых компаний, позволяет централизовать службу бухгалтерского учета и обеспечить оперативную передачу документов в головную компанию в электронном виде.

Преимущества решения «Электронный архив»

Электронный архив

Потенциальным заказчиком и пользователем электронного архива является каждая компания. Однако его создание требует специальных организационных решений и ресурсов. Мы выделили несколько наиболее востребованных спецификаций Решения «Электронный архив».

Виды электронных архивов

Электронный архив 2
Электронный архив 2
Электронный архив 2
Электронный архив 2

Особенности электронного архива

Решение «Электронный архив» объединило в себе все наиболее востребованные функции, остановимся на некоторых из них.

архив1

МАРШРУТИЗАЦИЯ И ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА



  • Решение обеспечивает автоматическое формирование иерархической структуры хранения документов в архиве на основе их реквизитов.

  • Для каждого типа документов может быть настроена индивидуальная структура хранения, например, для договоров это может быть иерархия включающая: Год \ ЦФО \ Вид договора.

  • В процессе работы документы автоматически размещаются системой в соответствующем каталоге архива на основании их реквизитов что исключает возможные ошибки размещения документа.


архив2

КАРТОЧКИ И СКАНОБРАЗЫ ДОКУМЕНТОВ



  • Решение обеспечивает возможность настройки неограниченного количества типов документов с индивидуальными наборами реквизитов, обеспечивающих возможность фильтрации документов по произвольному набору значений.

  • Каждый документ в системе представлен электронной карточкой и соответствующим сканобразом документа в его оригинальном виде (с печатями, подписями и т.п.).

  • Сканобразы документов размещаемые в системе проходят автоматическое распознавание с помощью специализированного программного обеспечения ABBYY, что позволяет работать со сканобразами как с электронными документами, включая возможности копирования и контекстного поиска содержимого документа.


архив4

КОНТЕКСТНЫЙ МОРФОЛОГИЧЕСКИЙ ПОИСК ПО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТОВ



  • Помимо отбора необходимых документов по реквизитам решение «Электронный архив» обеспечивает возможность полнотекстового поиска по содержимому документов. При вводе в систему сканобразы проходят автоматическое распознавание и индексируются поисковым сервисом. Это дает возможность пользователям использовать поисковые запросы точно также как это делается в поисковых системах Yandex или Google.

  • Результаты поискового запроса выводятся в соответствии с их релевантностью запроса, после чего система автоматически формирует уточняющие критерии на основе реквизитов документов, попавших в результаты поиска. Одним кликом пользователь может дополнительно отобрать документы определенного типа, по определенному контрагенту, ЦФО и т.п.


архив3

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ПО РЕКВИЗИТАМ



  • На основании реквизитов электронных карточек система позволяет мгновенно формировать необходимые подборки документов и выводить на печать соответствующие сканобразы.

  • Быстрый отбор документов по реквизитам позволяет также контролировать наличие оригиналов первичных документов в случае первичного получения их электронных копий. Для этого достаточно произвести отбор документов по статусу наличия оригинала, после чего по не предоставленным документам возможна автоматическая рассылка напоминаний ответственным менеджерам.


АРХИВ6

ВЗАИМОСВЯЗИ ДОКУМЕНТОВ



  • Решение «Электронный архив» обеспечивает возможность ручного и автоматического связывания документов в логические пакеты, позволяющие работать не с отдельными документами, а с их взаимосвязанными пакетами. Так, например, в карточке договора отображается реестр соответствующих первичных документов, в карточке накладной отображается счет-фактура и т.п.

  • Использование связей документов позволяет группировать документы по любому нужному основанию. Примерами могут служить группировки документов по Проекту, Подразделению, Статье затрат и т.п.


Как документы попадают в архив?

Важной частью электронного архива является процесс его формирование, т.е. добавления документа в архив. В общем случае для размещения сканированного образа документа выполняются следующие основные действия:

  • Маркировка документа уникальным штриховым кодом.
  • Сканирование маркированных ШК документов
  • Автоматическая обработка документов с использованием технологий ABBYY FlexiCapture Engine для разделения пакетов на отдельные документы, полнотекстового распознавания и выделения реквизитов.
  • Полученные образы документов автоматически публикуются в системе электронного архива. Производится заполнение электронной карточки документов полученными реквизитами.

На документ автоматически назначаются права доступа, в соответствии с принятым регламентом, и он становится доступен для поиска авторизованным пользователям.

На схеме представлен весь процесс  формирования архива

Электронный архив

Архитектура и технологии

Решение «Электронный архив» создано на программной платформе Microsoft SharePoint ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft.

Платформа Microsoft SharePoint входит в число лидеров рынка систем управления контентом (Enterprise Content Management – ECM), обеспечивая надежную и технологичную платформу для реализации систем документооборота, управления рабочими процессами, управления слабоструктурированным контентом организаций, а также внешних и внутренних корпоративных порталов.

Платформа MICROSOFT SHAREPOINT SERVER

Электронный архив

Корпоративные справочники и управление НСИ

  • Одним из важных технологических преимуществ решения «Электронный архив» является возможность использования внешних справочников реквизитов. Данная возможность позволяет интегрировать решение практически с любой внешней системой используемой для управления нормативно-справочной информацией, например учетной системы на базе 1С, Microsoft Dynamics или любой другой системы класса ERP и MDM.
  • Использование внешних справочников гарантирует актуальность справочной информации в системе в режиме online не требуя при этом никакой поддержки и синхронизации справочной информации. Решение «видит» справочники внешней системы как свои собственные и позволяет использовать их при формировании карточек документов. Типовыми примерами использования внешних справочников являются справочники Юридических лиц, ЦФО, Контрагентов и т.п.

Интеграция с внешними системами

  • В состав решения «Электронный архив» входит ряд сервисов, обеспечивающих интеграцию с любыми существующими информационными системами заказчика.
    Использование сервисов решения позволяет обеспечить просмотр истории согласования и версий документа непосредственно из внешней системы. Кроме того, средства интеграции позволяют автоматически обмениваться реквизитами документов с учетной системой и по клику в учетной системе открывать карточку документа  архиве.
  • Решение «Электронный архив» включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур. В настоящее время система ДИАДОК является одним из лидеров рынка, обеспечивая эффективное взамодействие юридических лиц без дублирования документов на бумажных носителях. Использование решения «Электронный архив» совместно с сервисами ДИАДОК позволяет не только обеспечить надежное долговременное хранение документов компании, но и максимально упростить и ускорить процессы документооборота с контагентами компании.