Электронный архив

endocs.ru
endocs.ru
endocs.ru
Электронный архив
Электронный архив
endocs.ru

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, быстрый поиск документов финансового архива

Важной частью электронного архива является процесс его формирование, т.е. добавления документа в архив.

Электронный архив

Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере, распознаются и автоматически отправляются в EnDocs. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок, СБИС, Корус или по E-mail.

архив1

Безопасное хранение документов

  • В системе формируется единый архив электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Сокращается время на обработку документов.
  • Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий, а электронные — напрямую через сервис ЭДО. С помощью интеллектуального решения EnDocs заполнение реквизитов карточки производится автоматически.
  • Поддерживается работа с формализованными документами (УПД): хранение в специальном формате, просмотр.
  • Доступ к архиву разграничивается: для сотрудников настраиваются соответствующие их должности права.
  • Длительность хранения документов регулируется законодательством и политикой самой компании
архив2

Полный контроль над задачами

  • Согласование ведется в задачах с настроенным маршрутом — четко определен круг согласующих и сроки рассмотрения.
  • Документы подписываются квалифицированной ЭП, так гарантируются их неизменность и юридическая значимость.
  • Издержки на доставку сокращаются, если документ отправляется контрагенту через сервис ЭДО — это можно сделать, не выходя из системы.
  • Факты отправки, получения и возврата документов строго контролируются.
архив4

Удобный поиск документов для сверки с контрагентами

  • Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой.
  • Чтобы найти комплект, в поиске достаточно указать один или несколько параметров по какому-либо связанному документу.
архив3

Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам без лишних усилий

  • В системе предусмотрены готовые сценарии подготовки к проверкам, так снижается риск несвоевременного представления документов в контролирующие органы.
  • Документы можно быстро выгрузить в соответствии с требованиями контролирующих органов в электронном виде (вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы) или бумажном (в т.ч. с проставлением штампа ЭП).
  • Легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке.
АРХИВ6

Преимущества

  • В 10 раз сокращаются потери документов
  • В 3 — 5 раза сокращаются сроки согласования и подготовки документов для отправки
  • В 6 — 12 раз сокращается время подготовки к проверкам
  • В 10 – 20 раз увеличивается скорость поиска документов
Электронные требования ФНС
Электронные требования ФНС