Проблемы и решения: кому подойдет облачный документооборот?

В этом посте хотелось бы описать возникшие у нас и у наших клиентов проблемы, которые натолкнули нас на необходимость создания облачного решения для управления документами.

Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.

Практически
любая организация так или иначе работает с документами. Документы либо
создаются внутри организации, либо поступают извне. Они обрабатываются,
встраиваются в бизнес — процессы и рано или поздно попадают в архив.

И как только количество документов становится достаточно большим, начинаются вполне типичные проблемы:

1. трудно найти нужный документ или сформировать подборку;
2. сложно найти актуальный документ из-за большого количества копий и рабочих вариантов;
3. нет возможности определить ответственного за тот или иной документ;
4. сроки обработки документов нарушаются;
5. документы просто теряются или попадают в чужие руки;
6. находясь вне офиса или в командировке, сотрудники не могут получить доступ к рабочим документам.

Всё
это приводит к снижению производительности и существенным потерям,
связанным с бесполезно потраченным временем сотрудников, упущенными
возможностями, отсутствием гибкости и оперативности.

Когда проблема становится не просто заметной, а начинает мешать нормальной
деятельности компании, начинается поиск решения, которое в данной
ситуации заключается в автоматизации процессов обработки, контроля и
хранения документов для чего нужен соответствующий программный продукт.

Но при этом запуск этого продукта не должен требовать существенных затрат
на закупку оборудования и построение собственной ИТ-инфраструктуры, а
также времени и организационных затрат на внедрение и дальнейшее
обслуживание.

Нужна простая, доступная платформа для управления документами и данными о документах, позволяющая организовать полноценную совместную работу с ними.

Это стало нашим главным требованием к будущему продукту EnDocs.Cloud