С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.
Процесс состоит из следующих этапов:
1. Заведение поступления в систему:
Непосредственно из реестров системы
- Нажмите создать документ на верхней панели
- Выберите Поступление, заполните реквизиты, приложите файл и сохраните документ
На основе скана, отправленного на почту/ftp. Отправленные документы могут проходить распознавание, упрощая ввод документов
- Отправьте скан на заранее настроенный почтовый ящик/FTP
- Документы через некоторые время появятся в реестре Загруженные (сканы)
- Откройте документ из реестра Загруженных, заполните необходимые реквизиты и сохраните изменения. Если подключена опция распознавания и документ успешно распознался, большая часть реквизитов будет заполнена автоматически. В случае, если процесс согласования/подписания поступлений не предусмотрен, карточку документа заполнять не нужно – бухгалтер увидит документ непосредственно в 1С.
Автоматически из Диадок (необходима регистрация в Контур.Диадок)
- После настройки подключения к Диадок (доступно для тарифов Стандарт и ПРО), документы будут автоматически скачиваться из Диадок и доступны в реестрах Бухгалтерия -> Поступления и Загруженные (Диадок)
2. Согласование поступления в системе (опционально):
Созданное поступление может быть отправлено в системе на согласование согласно внутренним регламентам компании. Согласующие могут быть выбраны вручную инициаторомили определены заранее настроенным маршрутом
3. Подписание поступления (опционально):
Документы ЭДО Диадок можно подписывать в рамках процесса обработки документа. Для этого:
- Настройте маршрут с этапом «Подписание»
- Укажите в настройках пользователей, имеющих право подписи документов
- На этапе «Подписание» пользователю будет предложено перейти по ссылке в документ Диадок и там подписать документ
4. Отражение поступления в учете бухгалтером:
Если предусмотрен процесс согласования/подписания поступлений:
- Бухгалтер получает все согласованные поступления в журнале «Поступления» в 1С.
- На основе записей из журнала формируются документы 1С
- Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету
Если процесс согласования/подписания не предусмотрен:
- Бухгалтер получает документы в журнале 1С «Загруженные из Почты/FTP»
- В журнале 1С бухгалтер может отклонить документ. Отправитель получит оповещение с комментарием бухгалтера
- Если документ устраивает бухгалтера, на основе записей из журнала формируется документ 1С. Инициатор получает автоматическое оповещение что его документ был принят к учету
Для настройки модуля:
- Добавьте пользователей системы
- Заполните справочники организаций и контрагентов
- Настройте права доступа к документам
- Настройте маршруты согласования документов (при необходимости)
- Установите и настройте Расширение 1С (при необходимости). Включите настройку для загрузки поступлений в 1С а также настройку оповещения о принятии документов к учету
- Подключите загрузку документов из Диадок (при необходимости). Настройте подписантов для документов Диадок
- Настройте импорт документов из электронной почты/FTP (при необходимости)
