Загруженные (загрузка из E-mail/FTP)

Реестр Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначен для:
  1. создания в 1С документов поступлений по полученному скану и передачи в электронный архив
  2. прикрепления полученных сканов к проведенным документам поступлений или реализаций для передачи в электронный архив
  3. прикрепления полученного скана к договору и передачи в электронный архив.

Для ввода документов  используется форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP), которая содержит реестр  скан-копий документов для их обработки.  Форма позволяет  работать со следующими видами документов:

Документ 1СПоддерживаемые операции со сканом
1ДоговорСоздание/Прикрепление
2Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование)Прикрепление 
3Поступление (Товары, Услуги, Комиссия)Создание/Прикрепление
4Поступление (Основные средства)Создание/Прикрепление
5Поступление (Земельные участки)Создание/Прикрепление
6Поступление (Услуги факторинга)Создание/Прикрепление
7Поступление (Услуги лизинга)Создание/Прикрепление
8Поступление (Оборудование)Создание/Прикрепление
9Поступление (Объекты строительства)Создание/Прикрепление
10Поступление (НМА)Создание/Прикрепление
11Акт сверкиСоздание/Прикрепление
12Авансовые отчетСоздание/Прикрепление
13Авансовые отчет по командировкеСоздание/Прикрепление

 

Реестр скан-копий документов

Реестр скан-копий доступен в форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP). Скан-копии автоматически загружаются в реестр  из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.

Форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов. Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:

  1. Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) из сетевых папок или электронной почты.  
  2. Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и выбирает из списка какой документ 1С необходимо создать:  Поступление услуг, товаров , ОС, НМА и т.п. 
  3. Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана проводит его. 
  4. Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud в электронный архив.

 

Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.

Реестр скан-копий содержит следующие столбцы:
  • Номер. Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
  • Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
  • Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
    1. Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
    2. Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа
    3. К отправке  — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
    4. Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана
    5. Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
    6. Отклонен — показывает отклоненные пользователем сканы
    7. Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
  • Имя файла.  Показывает имя файла, содержащего скан-копию
  • Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр
  • Отправитель. Показывает адрес электронной почты, с которой была отправлена скан-копия
  • Документ 1С.  Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
  • Организация. Показывает организацию, которая отправила документ.
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) доступны следующие действия:
  • Загрузить. Загружает новые скан-копии, если они доступны
  • Открыть.  Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
  • Скрыть из реестра. Скрывает документ в списке. Используется если данный документ не требуется обрабатывать
  • Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документа 1С
  • Детали обмена. Открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
 
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) так же доступны следующие фильтры:
  • Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
  • Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
    • В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
    • Все — показывает все скан-копии документов
  • Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию
В нижней части формы вам доступна  информация:
  1. Версия модуля.  Если на сервер доступна более свежая версия то показывается ссылка на новую версию
  2. Актуальная версия на сервере
  3. Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован
  4. Объем использованного места в облачном хранилище.
Работа со скан-копией

Для того, чтобы создать по скану документ или прикрепить скан к существующему документу или договору, выберите его в реестре и нажмите кнопку Открыть — откроется новое окно Просмотр скан-копии, которая позволяет:

  1. прикрепить скан  к существующему документу в 1С
  2. создать новый документ 1С
  3. отклонить скан в случае если в нем найдена ошибка.
В форме Просмотр скан-копии вам доступны следующие действия:
  • Создать — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
  • Прикрепить — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
  • Отклонить — позволяет отклонить скан, если не может быть принят к учету. Отклонение доступно только для сканов, полученных по электронной почте. В случае отклонения отправитель получить уведомление на электронную почту.

 

При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать по часовой или против часовой стрелки

Подробная инструкция по вводу документов доступна в следующих разделах справки:

  1. Как ввести в 1С документ от поставщика
  2. Как прикрепить скан к документу реализации

Подпишитесь на полезные статьи об автоматизации и документообороте

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.

      Кадровые процессы

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс подписания кадровых документов с помощью электронной подписи сотрудников.

      Обработка бухгалтерских документов поставщиков

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процесс обработки бухгалтерских документов поставщиков.

      Хранение документов (электронный архив)

      EnDocs Cloud позволяет организовать хранение документов в любом формате. Документы в архиве доступны пользователям для поиска и выгрузки.

      Делопроизводство

      С помощью EnDocs Cloud вы можете автоматизировать процессы канцелярии в компании.

      Счета и оплаты

      Автоматизация процесса согласования счетов в EnDocs Cloud поможет упорядочить и ускорить процесс оплаты счетов от поставщиков.