Реестр Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначен для:
- создания в 1С документов поступлений по полученному скану и передачи в электронный архив
- прикрепления полученных сканов к проведенным документам поступлений или реализаций для передачи в электронный архив
- прикрепления полученного скана к договору и передачи в электронный архив.
Для ввода документов используется форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP), которая содержит реестр скан-копий документов для их обработки. Форма позволяет работать со следующими видами документов:
| № | Документ 1С | Поддерживаемые операции со сканом |
| 1 | Договор | Создание/Прикрепление |
| 2 | Реализация (Товары, Услуги, Комиссия, Оборудование) | Прикрепление |
| 3 | Поступление (Товары, Услуги, Комиссия) | Создание/Прикрепление |
| 4 | Поступление (Основные средства) | Создание/Прикрепление |
| 5 | Поступление (Земельные участки) | Создание/Прикрепление |
| 6 | Поступление (Услуги факторинга) | Создание/Прикрепление |
| 7 | Поступление (Услуги лизинга) | Создание/Прикрепление |
| 8 | Поступление (Оборудование) | Создание/Прикрепление |
| 9 | Поступление (Объекты строительства) | Создание/Прикрепление |
| 10 | Поступление (НМА) | Создание/Прикрепление |
| 11 | Акт сверки | Создание/Прикрепление |
| 12 | Авансовый отчет | Создание/Прикрепление |
| 13 | Авансовый отчет по командировке | Создание/Прикрепление |
Реестр скан-копий документов
Реестр скан-копий доступен в форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP). Скан-копии автоматически загружаются в реестр из различных источников: локальных или сетевых папок, указанных в настройках модуля или из электронной почты, указанной в настройках вашего аккаунта в личном кабинете EnDocs Cloud.
Форма Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) предназначена для сокращения трудозатрат по наполнению электронного архива документов. Процесс обработки скан-копий документов состоит следующих шагов:
- Скан-копии документов автоматически загружаются в реестр скан-копий на форме Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) из сетевых папок или электронной почты.
- Пользователь в 1С открывает скан-копию (просмотр скан-копии возможен прямо в 1С в отдельной закладке) и выбирает из списка какой документ 1С необходимо создать: Поступление услуг, товаров, ОС, НМА и т.п.
- Пользователь заполняет документ в 1С на основе данных скана, проводит его.
- Данные о проведенном документе отправляются в EnDocs Cloud в электронный архив.
Таким образом для ввода документа в электронный архив в EnDocs Cloud не требуется повторного ручного ввода реквизитов: они автоматически загружаются из 1С.
Реестр скан-копий содержит следующие столбцы:
- Номер. Порядковый номер скан-копии в реестре. Присваивается автоматически при загрузке скана
- Дата загрузки скана. Показывает дату и время загрузки скан-копии в реестр
- Статус. Показывает статус обработки скан-копии. У скан-копии могут быть следующие статусы:
- Новый — новая, еще не обработанная пользователем скан-копия документа
- Заполнен — скан-копия, по которой пользователь заполнил реквизиты документа
- К отправке — показывает что скан-копия обработана и находится в статусе отправки в EnDocs Cloud
- Отправлен — показывает что скан-копия полностью обработана
- Обновлен — показывает что документ 1С, к которому прикреплена скан-копия, был изменен и новые данные отправлены в EnDocs Cloud
- Отклонен — показывает отклоненные пользователем сканы
- Ошибка — показывает что при отправке документа в EnDocs Cloud произошла ошибка.
- Имя файла. Показывает имя файла, содержащего скан-копию
- Автор. Показывает имя пользователя, который загрузил скан-копию в реестр
- Отправитель. Показывает адрес электронной почты, с которой была отправлена скан-копия
- Документ 1С. Содержит ссылку на документ 1С, к которому был прикреплен или который был создан на основе скана. Предельный размер скан-копии составляет 30МБ
- Организация. Показывает организацию, которая отправила документ.
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) доступны следующие действия:
- Загрузить. Загружает новые скан-копии, если они доступны
- Открыть. Открывает выбранную скан-копию на просмотр в отдельной вкладке
- Скрыть из реестра. Скрывает документ в списке. Используется, если данный документ не требуется обрабатывать
- Документ 1С. Открывает прикрепленный к скан-копии документ 1С
- Детали обмена. Открывает журнал обмена 1С с EnDocs Cloud. Информация из этого журнала необходима в случае наличия ошибок по документу
На панели инструментов Необработанные (загрузка из E-mail/FTP) так же доступны следующие фильтры:
- Статус — позволяет отфильтровать скан-копии в реестре по их статусу
- Документы — позволяет отфильтровать скан-копии по состоянию их обработки:
- В работе — показывает скан-копии со статусом «Заполнен» и «Новый»
- Все — показывает все скан-копии документов
- Автор — позволяет отфильтровать скан-копии по пользователю, загрузившему скан-копию
В нижней части формы вам доступна информация:
- Версия модуля. Если на сервере доступна более свежая версия, то показывается ссылка на новую версию
- Актуальная версия на сервере
- Статус вашего аккаунта: Активный или Блокирован
- Объем использованного места в облачном хранилище.
Работа со скан-копией
Для того, чтобы создать по скану документ или прикрепить скан к существующему документу или договору, выберите его в реестре и нажмите кнопку Открыть — откроется новое окно Просмотр скан-копии, которая позволяет:
- прикрепить скан к существующему документу в 1С
- создать новый документ 1С
- отклонить скан в случае, если в нем найдена ошибка.
В форме Просмотр скан-копии вам доступны следующие действия:
- Создать — создает и открывает в отдельной вкладке нужный вам документ 1С для его дальнейшего заполнения.
- Прикрепить — прикрепляет скан-копию к уже проведенному в 1С документу.
- Отклонить — позволяет отклонить скан, если не может быть принят к учету. Отклонение доступно только для сканов, полученных по электронной почте. В случае отклонения отправитель получает уведомление на электронную почту.
При просмотре скана вы можете масштабировать изображение документа и поворачивать его по часовой или против часовой стрелки
