- В справочник организаций добавить все ваши организации
- Ввести в систему штатное расписание
- Добавить ваших сотрудников в справочник сотрудников
- Пригласить ваших сотрудников подключиться к системе.
Если у вас много сотрудников вы можете воспользоваться нашей технической поддержкой – она поможет вам ввести данные о ваших сотрудниках с минимальными затратами времени.
Интеграция с 1С
Если у вас для кадрового учета используется 1С ЗУП – то все ваши организации, подразделения и сотрудники будут добавлены в EnDocs автоматически.
Справочник «Организации»
Добавьте ваши организации в справочник организаций. Кликните по ссылке и перейдите в справочник организаций, чтобы добавить ваши юридические лица.
Нажмите кнопку «Добавить» и добавьте свою организацию.
Справочник «Подразделения»
Добавьте ваши подразделения в справочник подразделений. Кликните по ссылке и перейдите в справочник подразделений для его заполнения.
Нажмите кнопку «Добавить» и добавьте свое подразделение.
Справочник «Сотрудники»
Добавьте ваших сотрудников в справочник. Кликните по ссылке и перейдите в справочник сотрудников для его заполнения.
Нажмите кнопку «Добавить» и добавьте нового сотрудника.
В открывшемся окне заполните поля:
Важно: Добавленный в справочник сотрудник не имеет доступа в систему пока для него создана учетная запись пользователя. Если сотрудник уже имеет учетную запись, то необходимо указать ее в поле «Пользователь». Подробнее о создании учетных записей смотрите в разделе «Приглашение сотрудников в систему».
Нажмите кнопку «Сохранить» для записи введенных вами данных.
Если у вас много сотрудников, вы можете воспользоваться нашей технической поддержкой – она поможет вам ввести данные о ваших сотрудниках с минимальными затратами времени.
Если у вас для кадрового учета используется 1С ЗУП – то организации, подразделения и сотрудники будут добавлены в EnDocs автоматически.
Приглашение пользователей на подключение к системе
Для того чтобы пригласить сотрудника для работы в системе – необходимо создать для него учетную запись. Создание учетной записи пользователя возможно только при наличии свободных лицензий. Если свободных лицензий нет – система не даст вам создать учетную запись. Вам нужно будет приобрести дополнительные лицензии или отключить лицензию у уволенных сотрудников.
Для создания учетной записи кликните по ссылке и перейдите в справочник пользователей для его создания.
Нажмите кнопку «Добавить» и введите необходимую информацию:
Пользователь: укажите имя пользователя
E–mail: укажите электронную почту пользователя. На эту почту пользователь получит уведомление о создании учетной записи и необходимую информацию для подключения.
Роль: укажите роль пользователя:
- Администратор – будет иметь права администратора в системе и доступ ко всем документам и настройкам
- Пользователь – будет иметь права на создание документов, согласование, подписание и отклонение документов, участником процесса согласования которых он является. Дополнительные права пользователю можно назначить в настройках системы в разделе «Права доступа». Такую роль для модуля КЭДО нужно указывать для тех пользователей, которые будут выполнять обязанности сотрудника отдела кадров.
- Пользователь КЭДО – укажите данную роль для обычных сотрудников. Такие сотрудники получат доступ к созданию кадровых документов, подписанию и отклонению тех документов, участниками процесса согласования которых они являются. Доступ к другим документам и прочей функциональности системы им запрещен.
Электронная подпись – в этом поле необходимо указать тип, электронной подписи, которая будет использоваться сотрудником. Для обычного сотрудника выберите значение «НЭП», для сотрудника отдела кадров выберите значение «КЭП».
Нажмите кнопку «Сохранить» для создания нового пользователя. Затем вернитесь в справочник «Сотрудники» и у нужного вам сотрудника укажите в поле «Пользователь» e-mail созданной учетной записи.
Теперь сотрудник, для которого вы создали учетную запись, получит на электронную почту уведомление о подключении к системе и сможет авторизоваться в системе.
Выпуск электронной подписи
В настоящий момент в системе не доступен интерфейс для самостоятельного выпуска электронной подписи (УНЭП). Он будет добавлен позднее. Для выпуска УНЭП обратитесь в техническую поддержку.
Важно: выпуск ЭП может занимать несколько часов, хотя обычно это происходит в течение часа.
Согласие о переходе на КЭДО
Согласно трудовому законодательству, вы обязаны получить от сотрудника соглашение о переходе на КЭДО и согласие сотрудника.
Для этого создайте в системе новый кадровый документ и направьте его сотруднику на подписание.
При создании укажите вид кадрового документа – «Согласие о переходе на КЭДО» и заполните все необходимые поля и приложите файл с согласием. Отправьте созданный документ сотруднику на подписание.
В системе поддерживается возможность автоматического формирования файлов документов (заявлений, согласий, должностных инструкций и т. п.) при помощи функции «Шаблоны». Как настроить шаблоны – вы можете посмотреть в разделе справочной системы «Шаблоны».
Вы также можете запросить в нашей технической поддержке готовые шаблоны и использовать их для создания документов.
Подробнее как создавать кадровые документы – смотрите в разделе «Создание кадровых документов».
