Электронный архив

EnDocs централизует и упорядочит хранение бухгалтерских документов, сократит трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускорит подготовку ответов на запросы ФНС.

Единый электронный архив бухгалтерских документов

Современная организация получает первичные документы в двух видах:

  • Бумажные документы — по почте или курьером
  • Электронные документы — через сервис ЭДО (например Контур.Диадок) или из учетной системы (например 1C Предприятие)

В результате документы хранятся в разных местах:

  • В шкафах в кабинете бухгалтерии центрального офиса и филиалов
  • В личном кабинете оператора ЭДО (например Контур.Диадок)

Решение от EnDocs

Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). EnDocs задействует различные способы и их комбинации для наполнения архива в автоматическом режиме.

Как это работает:

Все поступающие бумажные документы сканируются на потоковом сканере и автоматически отправляются в EnDocs. Электронные документы от контрагентов поступают через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок или СБИС и также автоматически отправляются в EnDocs.

шаг 1

шаг 2

Скан-копии бумажных документов автоматически распознаются c помощью технологий ABBYY. EnDocs автоматически запускает соответствующие процессы согласования и обработки документов в зависимости от их реквизитов. Электронные документы дополнительно после согласования подписываются электронной подписью непосредственно в EnDocs

После согласования или в его процессе в зависимости от регламентов компании документы могут быть выгружены в ERP-систему для принятия к учету и затем отправлены в архив на хранение.

шаг 3

Безопасное хранение документов

  • В системе формируется единый архив электронных и бумажных документов по финансово-хозяйственной деятельности организации. Сокращается время на обработку документов.
  • Поддерживается работа с формализованными документами ЭДО: хранение в специальном формате, хранение протокола обмена и печатной формы.
  • Доступ к архиву разграничивается: права регулируются в зависимости от реквизитов документа и роли пользователя
  • Длительность хранения документов регулируется законодательством и политикой самой компании

Полный контроль над задачами

  • Процессы обработки документов регулируются настроенным маршрутом — четко определен круг согласующих и сроки рассмотрения.
  • Документы подписываются квалифицированной ЭП, так гарантируются их неизменность и юридическая значимость.
  • Издержки на доставку сокращаются, если документ отправляется контрагенту через сервис ЭДО — это можно сделать, не выходя из системы.
  • Факты отправки, получения и возврата документов строго контролируются.

Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам упрощается

  • Система позволяет быстро формировать необходимые подборки и выгрузить их на диск и отправить на принтер.
  • Электронные документы выгружаются в полном обвеем со всеми квитанциями и  электронными подписями.
  • Легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке.

Упрощается поиск документов для сверки с контрагентами

  • Документы по одной сделке связываются в единый комплект, поэтому все сопроводительные документы всегда под рукой.
  • Чтобы найти комплект, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов.

Преимущества:

1

В 15 раз сокращаются потери документов

2

В 4 раза сокращаются сроки согласования и подготовки документов для отправки

3

В 7 — 12 раз сокращается время подготовки к проверкам

4

В 7 – 20 раз увеличивается скорость поиска документов

Закажите демонстрацию системы

Заказать