Договорной документооборот

Работа с договорами — основа всех документных процессов большинства предприятий. Ошибки, пропущенные сроки согласования, задержка начала работ или постановки продукции — это знакомо каждой компании.

EnDocs поможет навести порядок в процессах

Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД EnDocs – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорами в рамках единого информационного пространства

Быстрая подготовка договоров

  • Исходящие документы составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов.
  • Входящие договоры автоматически подхватываются в систему со сканера (бумажные), электронной почты или загружаются из сервиса ЭДО.
  • Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект.

Управляемое и оперативное согласование

  • Договоры согласуются в рамках задач по типовым регламентам с четкими сроками и участниками процесса.
  • Система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора.
  • Руководитель подписывает договор квалифицированной ЭП, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания документа.
  • Электронный документ отправляется контрагенту прямо из системы через сервис ЭДО или электронной почтой.
  • Контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, переписку по задачам и выдает отчеты.

Надежное хранение и легкий поиск документов

  • Единый реестр договоров обеспечивает их учет и автоматическую нумерацию.
  • Договоры и вся сопроводительная документация хранятся в единой базе.
  • Доступ к конфиденциальной информации ограничивается за счет прав доступа и шифрования.
  • Подписанные ЭЦП документы не доступны для изменений.
  • Документы легко найти: достаточно задать критерии поиска или перейти в соответствующую папку.

Преимущества:

1

в 4 – 6 раз сокращаются сроки подготовки договоров

2

в 2 – 2,5 раза увеличивается доля согласованных в срок договоров

3

в 8 – 10 раз уменьшается время поиска договоров и сопроводительных документов