EnDocs автоматизировал электронный документооборот в ИТ-компании

Яндекс — российская компания и принадлежащая ей система поиска в Интернете. Холдингом владеет зарегистрированное в Нидерландах акционерное общество Yandex N.V.

Предпосылками для автоматизации  являлась потребность заказчика в автоматизации рутинных процессов и операций, выполняемых сотрудниками на ежедневной основе, связанных с проверкой корректности и утверждением поступающих от контрагентов документов, а также необходимость информационной поддержки процессов взаимодействия функциональных ролей, ответственных за обработку документов компании.  

Внедрение EnDocs позволило основных целей проекта: 

  • Минимизация обращения бумажных оригиналов документов в рамках процессов обработки документов, поступающих от контрагентов;
  • Сокращение трудозатрат сотрудников за счет автоматизации ряда рутинных контрольных процедур, выполняемых в рамках обработки поступающих документов;
  • Интеграция с Контур.Диадок и постепенный перевод поставщиков на электронный обмен документами

EnDocs используется для управления документами во всей группе компаний Яндекс, в том числе в таких крупных бизнес-единицах как Яндекс.Такси и Яндекс.Маркет

EnDocs поделился опытом внедрения ЭДО.

EnDocs принял участие в 4-ой ежегодной конференции «Электронный документооборот. Законы и технологии: выход на новый уровень электронного взаимодействия», которая состоялась в октябре 2019 года.

Приглашенным спикером на конференции выступил Дмитрий Никитин, генеральный директор ЭНСОЛ. Совместный доклад Дмитрия и Марины Салыкиной, старшего менеджера PwC Russia, был посвящен внедрению электронного документооборота (ЭДО).

В последние годы направление ЭДО активно развивается и все же, формирование этого сегмента рынка по-прежнему находится на начальном этапе. В настоящее время все больше компаний делает выбор в пользу перехода на электронный документооборот, стараясь исключить или сократить использование бумаги и максимально автоматизировать бизнес-процессы.
«Мы и в дальнейшем планирует делиться своим опытом работы с построением ЭДО, поскольку убеждены, что ЭДО – это не только оптимизация и перестроение бизнес-процессов, это реальная экономическая выгода» — заявил Дмитрий.

EnDocs автоматизировал работу с документами в крупнейшей ИТ-компании России

Яндекс — российская компания и принадлежащая ей система поиска в Интернете. Холдингом владеет зарегистрированное в Нидерландах акционерное общество Yandex N.V.

Предпосылками для внедрения СЭД является потребность в автоматизированных средствах формирования и управления документарным архивом Компании, обеспечивающих возможность эффективного поиска отдельных документов и их подборок, востребованных внешними контролирующими органами и внутренним аудитом, операционным персоналом компании, а также обеспечивающих надежное долгосрочное хранение значимых первичных документов.  

В первую очередь, при помощи СЭД EnDocs Яндекс автоматизировал процессы сканирования, распознавания и ввода документов в электронный архив. Пользователи получили возможность быстро находить нужные документы. Создание электронного архива позволило исключить риск утраты и повреждения документов.

Другой ключевой потребностью Яндекса являлась автоматизация работы канцелярии в рамках процессов маршрутизации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, в том числе обеспечения автоматизированного контроля над доставкой

Внедрение модуля канцелярии обеспечило  наличие полной, актуальной и достоверной информации о статусе и истории обработки входящей и исходящей корреспонденции и помогло автоматизировать контроль на всех этапах передачи корреспонденции, гарантирующего ее доставку внешним и внутренним адресатам.

 

 

 

EnDocs оптимизировал работу с документами в туристической компании

TUI — одна из ведущих туристических компаний России, включающая туроператора и сеть турагентств.Завершен проект по созданию системы электронного архива документво в компании TUI

Предпосылками проекта была потребность TUI в реализации оперативного механизма по согласованию документов, обеспечивающего формализацию процессов документооборота, контроль над процессами согласования документов, полный или частичный отказ от бумажного документооборота. 

В рамках проекта командой EnDocs были выполнены работы по проектированию процессов согласования, обработки и хранения бухгалтерских и финансовых документов TUI, внедрению системы электронного документооборота EnDocs for SharePoint, интеграции c финансово-учетной системой компании

EnDocs помог создать электронный архив в ABBYY

Завершен проект по созданию системы электронного архива документво в компании Abbyy

В рамках проекта командой «Энсол консалтинг» были выполнены работы по проектированию процессов обработки и хранения бухгалтерских и финансовых документов ABBYY, внедрению системы электронного документооборота EnDocs for SharePoint, интеграции решения с системой потокового ввода ABBYY FlexiCapture и финансово-учетной системой 1С: Предприятие, используемой в компании ABBYY.

По мнению Директора по информационным технология Abbyy Олега Лекучева внедрение системы «Электронный архив документов» позволило выстроить и автоматизировать процессы формирования, ввода, обработки и хранения бухгалтерских и финансовых документов в ABBYY. Система позволила существенно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск и выгрузку подборок документов, запрашиваемых различными проверяющими органами.

Приглашаем на вебинар «Практические вопросы организации общих центров обслуживания»

Современная экономическая среда требует изменений в организационной структуре и бизнес-процессах, чтобы повысить эффективность цепочки создания стоимости компании. Одна из тенденций — создание Общих центров обслуживания (ОЦО). Глобальное исследование PwC показывает, что подавляющее число компаний, внедривших ОЦО, удовлетворены результатами их работы. У ОЦО много преимуществ: производительность, качество и прозрачность. Если компания хочет повышать эффективность ОЦО, необходимо постоянно развивать и оптимизировать их работу.

Концепция общего центра обслуживания (ОЦО), давно и успешно применяемая во многих крупных западных компаниях, теперь используется и в России. В чем суть этой схемы ведения бизнеса? Как она способствует экономии на издержках? За счет чего она позволяет сделать систему управления более прозрачной?

Этим и другим актуальным вопросам будет посвящен аналитический вебинар DOCFLOW, который состоится 21 октября. Вместе с Дмитрием Никитиным, Генеральным директором «Энсол», участники вебинара обсудят следующие темы:

  • Предпосылки создания общего центра обслуживания (ОЦО)
  • Этапы жизненного цикла проекта перехода на ОЦО
  • Основные риски перехода
  • Практика и подходы к повышению эффективности существующего ОЦО
  • Пути снижения затрат ОЦО и способы оптимизации бизнес-процессов
  • Практические аспекты внедрения внутреннего и внешнего ЭДО в ОЦО

Красный Квадрат запустил электронный документооборот на EnDocs

Завершён проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы EnDocs for SharePoint в ГК Красный Квадрат.

Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов.
Предпосылками для внедрения системы стали следующие моменты:

  • необходимо было учесть специфику российского договорного документооборота в медийной области
  • необходимо было повысить прозрачность этого процесса и исполнительской дисциплины
  • требовалось применение общих подходов к работе с договорными документами в компании
  • возросли требования к контролю сроков их согласования
  • был необходим архив договорных документов

По итогам проекта удалось добиться нужных результатов: снижения времени, затрачиваемого на подготовку и согласование договорных документов, в среднем на 40% за счет формирования типовых договоров на основе шаблонов и формализации процессов согласования. Обеспечено повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов.

Марк Валентини, Директор по ИТ, Красный Квадрат:
«Выбор системы EnDocs for SharePoint был обусловлен целым комплексом факторов. Одним из главных стала работа EnDocs на основе модели данных SharePoint, что позволило нам реализовать тесную интеграцию с имеющимся у нас порталом на SharePoint, а так же в короткие сроки создать решение, полностью отвечающее нашим потребностям. Немаловажным является также возможность поддержки Системы и внесение изменений без привлечения сотрудников Подрядчика. По итогам проекта мы повысили прозрачность нашей договорной деятельности и успешно внедрили электронные регламенты обработки договоров. Переход на полифункциональную платформу электронного документооборота предоставляет возможность поэтапного развития и наращивания функциональности корпоративной системы документооборота»

Сергей Егоров, руководитель проекта, ENSOL:
«Концепция, реализованная в системе EnDocs for SharePoint, а также в «Модуле согласований», полностью оправдалась в данном проекте. Нам удалось легко адаптировать систему в рамках бизнес-процесса Красного Квадрата без существенных доработок в используемых продуктах».

Справка о компании
ГК «Красный квадрат» активно развивает деятельность в самых разных направлениях, связанных с масс-медиа: телевидение, кино и сериалы, интернет, дистрибуция прав, реклама и шоу-бизнес. Телевизионные проекты «Красного квадрата» хорошо известны и любимы зрителями – это развлекательные, музыкальные и юмористические программы, а также авторские проекты и ток-шоу в эфире на Первом канале, СТС, ТВ-Центре и телеканале Перец. Ежегодно продюсерским коллективом ГК «Красный квадрат» разрабатываются оригинальные телевизионные форматы, а общий объем телевизионного производства превышает 1200 часов. При этом ГК «Красный квадрат» не собирается останавливаться на достигнутом и ставит перед собой задачи не только увеличивать объем производства, но и внедрять новые технологии, развивать творческий и технический потенциал, соответствовать самым актуальным арендам мирового и российского телевидения. Компании коммерческого блока, входящие в холдинг «Красный квадрат», являются лидерами рынка – каждая в своём сегменте: спонсорство и дистрибуция прав. «Красный квадрат кино» сотрудничает с известными кино- и телевизионными продюсерами и имеет огромный опыт в реализации проектов киноиндустрии. Новой сферой деятельности «Красного квадрата» является интернет-направление. В 2010 г. был запущен национальный музыкальный портал «Красная звезда», а с 2011 г. – ряд специализированных сайтов под брендами популярных телевизионных программ.