Внедрение систем облачного электронного документооборота: проблемы и решения
Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.
В этом посте хотелось бы описать возникшие у нас и у наших клиентов проблемы, которые натолкнули нас на необходимость создания облачного решения для управления документами.
Основная проблема, которую мы хотим решить — потеря продуктивности сотрудников при работе с большим количеством документов.
Практически любая организация так или иначе работает с документами. Документы либо создаются внутри организации, либо поступают извне. Они обрабатываются, встраиваются в бизнес — процессы и рано или поздно попадают в архив.
И как только количество документов становится достаточно большим, начинаются вполне типичные проблемы:
- трудно найти нужный документ или сформировать подборку;
- сложно найти актуальный документ из-за большого количества копий и рабочих вариантов;
- нет возможности определить ответственного за тот или иной документ;
- сроки обработки документов нарушаются;
- документы просто теряются или попадают в чужие руки;
- находясь вне офиса или в командировке, сотрудники не могут получить доступ к рабочим документам.
Всё это приводит к снижению производительности и существенным потерям, связанным с бесполезно потраченным временем сотрудников, упущенными возможностями, отсутствием гибкости и оперативности.
Когда проблема становится не просто заметной, а начинает мешать нормальной деятельности компании, начинается поиск решения, которое в данной ситуации заключается в автоматизации процессов обработки, контроля и хранения документов для чего нужен соответствующий программный продукт.
Но при этом запуск этого продукта не должен требовать существенных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ-инфраструктуры, а также времени и организационных затрат на внедрение и дальнейшее обслуживание.
Нужна простая, доступная платформа для управления документами и данными о документах, позволяющая организовать полноценную совместную работу с ними.
Это стало нашим главным требованием к будущему продукту EnDocs.Cloud
