ЭДО с контрагентами
Переход на безбумажный документооборот с контрагентами — неотъемлемая часть цифровой трансформации компании
Новые документы
Все документы в поточном режиме заносятся в систему и формируют единый архив:
- Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты
- EnDocs формирует печатные формы для документов в электронном формате ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи
- Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера
- Исходящие первичные документы могут загружаться из ERP-системы, подписываться в EnDocs и отправляться контрагенту
- Такие документы как договоры, могут создаваться по авто-заполняемым шаблонам EnDocs и после согласования, подсыпаться КЭП и отправляться контрагенту
Согласование и подписание
- Документы, внесенные в EnDocs, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и реквизиты документов.
- Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью.
- Поддерживается облачная КЭП КриптоПро DSS и Контур DSS. Благодаря облачной подписи можно подписывать документы в мобильном интерфейсе на смартфонах.
Интеграция с операторами ЮзЭДО
- Коннекторы к операторам ЭДО входят в поставку системы и позволяют бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее процессы взаимодействия и работы с документами.
- В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система EnDocs уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства пользователей.
Хранение и удобный поиск
После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, УПД, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.
В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения и реквизитов документа. Это значительно сокращает время на поиск нужного документ
ЭДО с контрагентами:
Бизнес-эффект
- Cнижение трудозатрат на обработку и ввод данных документов более чем на 50%
- Уменьшение количества ошибок ввода данных в 3–10 раз
- Увеличение скорости ввода данных в 3–10 раз
- Сокращение расходов на персонал за счет создания «Единого центра обработки документов»
