Разработка и внедрение СЭД

Одним из преимуществ системы электронного документооборота EnDocs for SharePoint является высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Кроме того, система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом, что способствует сокращению время адаптации сотрудников к новой системе.
Мы предлагаем два варианта внедрения системы EnDocs for SharePoint: типовое и проектное. В случае типового внедрения система просто устанавливается на оборудование заказчика, проводится обучение администратора и пользователей с последующими консультациями в ходе работы системы. В рамках проектного внедрения проводится обследование автоматизируемых бизнес-процессов компании заказчика, формируется видение будущей системы, происходит разработка и внедрение решения.

Внедрение типового решения


Типовое внедрение системы электронного документооборота EnDocs for SharePoint состоит из трех этапов:

  • Установка системы на серверное оборудование заказчика
  • Обучение администратора и пользователей системы
  • Консультации пользователей в период опытной эксплуатации

Во время внедрения типового решения системы электронного документооборота наша проектная команда тесно взаимодействует с системным администратором и ключевыми пользователями системы заказчика, что позволяет добиться максимальной эффективности.

1. Установка СЭД
Проведение обследования бизнес-процессов совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика. Результат обследования фиксируется и согласовывается с заказчиком.
2. Обучение пользователей
Обучение ключевых пользователей СЭД (фокус-группы не более 10 человек) проходит на территории и оборудовании заказчика.
3. Консультирование в период опытной эксплуатации
В период опытной эксплуатации наши специалисты осуществляют консультирование администратора системы документооборота по электронной почте и Skype. При необходимости возможно проведение консультаций на территории заказчика. Продолжительность этапа опытной эксплуатации — до 22-х рабочих дней (1 календарный месяц) с момента установки системы и обучения пользователей системы.

 

Проектное внедрение СЭД


Проектное внедрение системы электронного документооборота СЭД EnDocs for SharePoint предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с доработкой и расширением типовой функциональности программного продукта.
Проектное внедрение в организации решения на базе нашего программного продукта — системы электронного документооборота EnDocs for SharePoint — происходит по следующему плану:

  • Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика
  • Разработка и согласование функциональной спецификации
  • Доработка и расширение типовой функциональности системы EnDocs for SharePoint, согласно функциональной спецификации
  • Передача настроек, демонстрация системы
  • Опытная эксплуатация системы
  • Подготовка к промышленной эксплуатации
  • Обучение пользователей системы, перевод системы в промышленную эксплуатацию

1. Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика
Проведение обследования бизнес-процессов совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика. Результат обследования фиксируется и согласовывается с заказчиком.
2. Разработка и согласование функциональной спецификации
На данном этапе наши специалисты разрабатывают функциональную спецификацию будущей системы документооборота, включающую в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе. Проводится согласование функциональной спецификации с ключевыми пользователями системы. В результате ключевые пользователи получают полное представление о функциональных возможностях будущей системы.
3. Доработка и расширение системы EnDocs for SharePoint согласно функциональной спецификации
Происходит доработка типового решения и расширение функциональных возможностей системы EnDocs for SharePoint, согласно утвержденной функциональной спецификации. Нашими специалистами проводится тестирование системы электронного документооборота, а также создание и передача инструкций пользователя и администратора. Ключевым пользователям заказчика производится демонстрация разработанных функциональных возможностей системы EnDocs for SharePoint.
4. Развертывание системы
Производится установка СЭД на сервера заказчика. Проводится обучение пользователей..
5. Опытная эксплуатация
Ключевые пользователи тестируют функциональные возможности системы EnDocs for SharePoint, происходит сбор пожеланий и мнений заказчика. В период опытной эксплуатации наши специалисты выступают в качестве второй очереди поддержки и осуществляют консультирование администратора системы по Skype и электронной почте. При необходимости возможно проведение консультаций на территории заказчика. Продолжительность этапа опытной эксплуатации составляет до 22-х рабочих дней (1 календарный месяц).

Преимущества

Использование СЭД позволяет получить следующие преимущества:

  • Существенное сокращение длительности процессов согласования и повышение оперативности работы компании
  • Выявление и устранение «узких мест» в рабочих процессах компании
  • Кардинальное сокращение бумажного документооборота
  • Взаимодействие с территориально удаленными подразделениями в рамках единой информационной системы
  • Гарантия актуальности версий документов
  • Исключение рисков потери и утраты документов
  • Полная прозрачность процессов документооборота
  • Гарантия согласования документов автризованными сотрудниками с использованием простой цифровой подписи

Процессы документооборота пронизывают всю деятельность компании и использование системы документооборота влияет на эффективность работы все сотрудников компании. Например:

Для функциональных менеджеров:



  • Подготовка проектов договоров и инициация процесса согласования без посредников (секретарей, делопроизводителей и т.п.), не покидая рабочего места

  • Мгновенный поиск необходимых документов, формирование Личного кабинета

  • Полная актуальная информация о ходе процесса, текущем статусе и текущем этапе согласования

  • Гарантия актуальности согласованной версии документа, возможность просмотра рецензий и изменений

  • Кардинальное сокращение сроков согласования документа

  • Мгновенное получение уведомления о замечаниях к документу и завершении согласования

  • Исключение рисков потери и утраты документа, истории и листа согласования


Для согласуюущих лиц:


  • Отображение поступивших на согласование документов в Личном кабинете системы

  • Получение электронных оповещений и напоминаний о назначении заданий по согласованию

  • Отображение полной информации о поступившем на согласование документе в электронной карточке

  • Просмотр электронного листа согласования и рецензий предыдущих участников процесса

  • Просмотр взаимосвязанных документов (например, основного Договора при согласовании Дополнительного соглашения)

  • Интерфейс согласования документа одним «кликом»

  • Исключение рисков потери и утраты документов, истории и листа согласования


  • Для отдела внутреннего контроля:


  • Формирование необходимых реестров документов

  • Контроль сроков согласования документов и отдельных этапов процесса

  • Выявление «узких мест» и оптимизация процессов согласования

  • Наличие аудиторского следа, полной истории движения и изменений документа

  • Оперативное управление процессами компании с помощью встроенного конструктора маршрутов

  • Исключение рисков отсутствия необходимых виз ответственных сотрудников, некорректного или неполного списка согласующих лиц для документа.


  • Для распределенных компаний и холдингов:


  • Единая информационная среда, обеспечивающая сквозное прохождение процессов между удаленными подразделениями и юридическими лицами компании

  • Абсолютно идентичная работа пользователей, как в локальной сети, так и удаленно посредством сети Интернет;

  • Централизованный контроль над полнотой и корректностью первичных документов

  • Унификация процессов документооборота между всеми юридическими лицами и подразделениями компании

  • Формирование единого документарного архива документов для всех подразделений и юридических лиц компании с гибкой системой разграничения доступа.