Построение электронного архива

Программное обеспечение для создания систем управления архивами электронных документов является одним из наиболее востребованных видов программных продуктов для автоматизации управления цифровыми активами организации. Электронный архив позволяет сокращать издержки на хранение и поиск документов, управлять доступом и безопасностью данных, а значит, напрямую влияет на эффективность работы организации.

Потенциальным заказчиком и пользователем электронного архива является каждая компания. Однако его создание требует специальных организационных решений и ресурсов.

ОБЗОР

Электронный архив — это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.

В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность:

Функциональность электронного архива

  • Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
  • Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
  • Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.
  • Учет выдачи оригиналов документов и дел.
  • Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.

ВИДЫ АРХИВОВ

EA_finance Электронный архив финансово-договорной документации

В любой компании есть первичная документация – договоры, соглашения, счета, акты, счета-фактуры, товарные накладные и прочее. Когда накапливается большое количество такой документации, хранить ее в бумажном виде становится неудобно. Электронный архив в данном случае призван обеспечить сохранность и конфиденциальность всей финансовой документации и наладить быстрый поиск необходимого документа по заданным параметрам, например, по названию контрагента или номеру заказа.Структура такого архива достаточно проста: документы формируются по контрагентам, далее по договорам, либо по сделкам-заказам.

EA_StroitЭлектронный архив проектной документации

Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое. Организован он может быть двумя разными способами:

  • как библиотечная система, когда определенным образом структурируется бумажный архив, а в информационной системе отображается адрес документа: как «в шкафу», на какой полке хранится документ, у кого он и т.д.
  • или, как электронный архив, содержащий электронные версии бумажных документов.

Если в первом случае основной задачей системы является учет существующей документации, то организованная по второму типу система позволяет осуществлять совместную работу с документами и иметь быстрый доступ к самым поздним их версиям. Необходимые документы всегда под рукой, их легко найти по определенным параметрам. Здесь важно учитывать возможность изменения документов в системе, то есть архив должен быть интегрирован с программами для работы. Также стоит обратить внимание на возможность хранения большого объема данных в системе.

EA_staffЭлектронный архив кадровой документации

Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании строится на привязке документов к личной карточке сотрудника. Он содержит в себе документы, созданные непосредственно в системе (приказы, распоряжения и т.п.) и поступившие извне (копии паспорта, трудовой книжки, дипломов и прочее.) Чтобы создать в организации такой архив, важно, чтобы система, на базе которой он формируется, соответствовала требованиям 152 статьи Федерального Закона РФ о персональных данных.

EA_constructЭлектронный архив конструкторской документации

Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности. Такой архив – это, прежде всего, база наработок компании. Одной из важнейших проблем автоматизации как раз и является включение в оперативную работу имеющегося на предприятии бумажного архива. Для удобства работы очень важно, чтобы программное обеспечение для архивирования конструкторской документации было тесно интегрировано с программами типа САПР.

Все представленные виды электронных архивов дополняют друг друга, и лишь от задач организации зависит, на что нужно обратить более пристальное внимание при выборе системы, на базе которой будет строиться архив.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Использование системы позволяет получить следующие преимущества:

  • Кардинальное сокращение времени необходимого на поиск и получение необходимых документов сотрудниками компании
  • Высвобождение значительного времени дорогостоящего квалифицированного персонала при работе с документами
  • Исключение многократного копирования и дублирования бумажных документов
  • Исключение рисков потери и утраты документов
  • Взаимодействие с территориально удаленными подразделениями в рамках процессов документооборота
  • Контроль наличия оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
  • Автоматизированное формирование подборок документов по запросу налоговых органов
  • Просмотр сканобразов документов из соответствующих проводок учетной системы (1С, Mirosoft DAX и т.п.)

Использование Электронного архива оказывает положительный эффект не только для определенного функционального подразделения, а существенно упрощает и повышает эффективность работы практически всех сотрудников компании.