Согласование документов

О решении

Решение обеспечивает полную автоматизацию процессов согласования документов компании, а также любых рабочих процессов, требующих взаимодействия функциональных подразделений и ответственных исполнителей в рамках выполнения общей задачи или проекта.

Решение позволяет кардинально сократить длительность согласования и повысить оперативность работы компании за счет полного контроля над ключевыми рабочими процессами, последовательностью и сроками выполнения отдельных этапов, автоматизированного назначения ответственных исполнителей и системы электронного оповещения о поставленных задачах и плановых сроках их выполнения.

Использование решения  особенно эффективно в территориально распределенных и холдинговых компаниях, обеспечивая единую информационную среду и унификацию ключевых процессов компании независимо от территориального расположения сотрудников.

 

Использование решения позволяет получить следующие преимущества:

  • Существенное сокращение длительности процессов согласования и повышение оперативности работы компании
  • Выявление и устранение «узких мест» в рабочих процессах компании
  • Кардинальное сокращение бумажного документооборота
  • Взаимодействие с территориально удаленными подразделениями в рамках единой информационной системы
  • Гарантия актуальности версий документов
  • Исключение рисков потери и утраты документов
  • Полная прозрачность процессов документооборота
  • Гарантия согласования документов автризованными сотрудниками с использованием простой цифровой подписи

Преимущества

ПОЛУЧИТЕ ПРЕИМУЩЕСТВО УЖЕ СЕЙЧАС!

Отличительной особенностью предлагаемого решения является простота и скорость внедрения.

Срок внедрения системы «под ключ» составляет 1.5 — 2 месяца.

Решение  изначально спроектировано таким образом, чтобы максимально облегчить для сотрудников компании работу с документами. При разработке решения основным акцентом являлось создание эргономичного интерфейса Личного кабинета пользователя, позволяющего человеку консолидировать всю актуальную информацию и документы в рамка единого интерфейса в максимально удобном для восприятия виде.

Процессы согласования в системе полностью автоматизированы, что позволяет пользователям не задумываться о том, какие функциональные подразделения и ответственные лица должны участвовать в согласовании — достаточно заполнить электронную карточку документа и отправить его на согласование. Все остальное система сделает сами, динамически сформировав маршрут и определив ответственных согласующих лиц.

Процессы документооборота пронизывают всю деятельность компании и использование системы документооборота влияет на эффективность работы все сотрудников компании. Например:

Для функциональных менеджеров:



  • Подготовка проектов договоров и инициация процесса согласования без посредников (секретарей, делопроизводителей и т.п.), не покидая рабочего места

  • Мгновенный поиск необходимых документов, формирование Личного кабинета

  • Полная актуальная информация о ходе процесса, текущем статусе и текущем этапе согласования

  • Гарантия актуальности согласованной версии документа, возможность просмотра рецензий и изменений

  • Кардинальное сокращение сроков согласования документа

  • Мгновенное получение уведомления о замечаниях к документу и завершении согласования

  • Исключение рисков потери и утраты документа, истории и листа согласования


Для согласующих лиц:



  • Отображение поступивших на согласование документов в Личном кабинете системы

  • Получение электронных оповещений и напоминаний о назначении заданий по согласованию

  • Отображение полной информации о поступившем на согласование документе в электронной карточке

  • Просмотр электронного листа согласования и рецензий предыдущих участников процесса

  • Просмотр взаимосвязанных документов (например, основного Договора при согласовании Дополнительного соглашения)

  • Интерфейс согласования документа одним «кликом»

  • Исключение рисков потери и утраты документов, истории и листа согласования


Для отдела внутреннего контроля:



  • Формирование необходимых реестров документов

  • Контроль сроков согласования документов и отдельных этапов процесса

  • Выявление «узких мест» и оптимизация процессов согласования

  • Наличие аудиторского следа, полной истории движения и изменений документа

  • Оперативное управление процессами компании с помощью встроенного конструктора маршрутов

  • Исключение рисков отсутствия необходимых виз ответственных сотрудников, некорректного или неполного списка согласующих лиц для документа.


Для распределенных компаний и холдингов:



  • Единая информационная среда, обеспечивающая сквозное прохождение процессов между удаленными подразделениями и юридическими лицами компании

  • Абсолютно идентичная работа пользователей, как в локальной сети, так и удаленно посредством сети Интернет;

  • Централизованный контроль над полнотой и корректностью первичных документов

  • Унификация процессов документооборота между всеми юридическими лицами и подразделениями компании

  • Формирование единого документарного архива документов для всех подразделений и юридических лиц компании с гибкой системой разграничения доступа.


Возможности

УНИВЕРСАЛЬНЫЙ КОНСТРУКТОР МАРШРУТОВ

  • В состав решения входит универсальный конструктор маршрутов согласования, позволяющий моделировать процессы любой сложности. С помощью конструктора в маршруты согласования могут включаться параллельные и последовательные этапы, автоматические и вариативные этапы, зависящие от параметров и реквизитов документа. Например, в зависимости от суммы договора система может направлять его на согласование Финансовому директору при превышении пороговой суммы и т.п.
  • Конструктов маршрутов исключает необходимость формирования и корректировки маршрутов согласования для отдельных документов пользователями и администраторами системы. Настройка процессов выполняется один раз, после чего в созданные цепочки согласования могут вноситься необходимые изменения.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

  • Интерфейс системы построен по принципу «единого окна» в качестве которого выступает «Личный кабинет» пользователя. В Личном кабинете сотрудника консолидируется вся необходимая актуальная информация о документах и задачах, требующих его внимания. Таким образом система позволяет минимизировать потери времени связанные с поиском необходимой информации, предоставяя ее на единой персональной странице портала.

БЫСТРОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ИЗ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА

  • Интерфейс системы спроектирован максимально удобно для пользователей, позволяя получать всю информацию о согласуемом документе в едином интерфейсе. При поступлении документа на согласование ответственный сотрудник имеет возможность на единой форме ознакомиться с документом и мгновенно выдать рецензию путем нажатия соответствующей функциональной кнопки.

АУДИТОРСКИЙ СЛЕД И ЛИСТЫ СОГЛАСОВАНИЯ

  • Система обеспечивает все необходимые средства контроля и аудита, включая версионность документов и электронных карточек, ведение полной истории действий с документом, логгирование действий согласующих лиц и т.п.
  • В процессе согласования система обеспечивает автоматическое формирование электронного листа согласования, содержащего информацию о назначенных заданиях согласующим лицам, плановых и фактических сроках согласования, полученных рецензиях и т.д. При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ ОТЧЕТЫ

 

  • Встроенная система аналитической отчетности позволяет проводить детальный анализ процессов согласования в различных аналитических разрезах. Так, например, могут быть сформированы отчеты по количеству и типам согласованных документов и документов на согласовании, инициаторам процессов согласования, загрузке согласующих лиц и т.п.
  • Использование аналитических отчетов позволяет анализировать сроки согласования документов как в целом, так и по отдельным этапам, что позволяет выявлять «узкие места» и оптимизировать процессы для повышения их оперативности. Контроль над превышением плановых сроков согласования отдельными исполнителями позволяет своевременно выявлять задержки и устранять причины их возникновения.

Архитектура и технологии

Решение  основано на программной платформе Microsoft SharePoint 2013 от ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft.

Платформа Microsoft SharePoint входит в число лидеров рынка систем управления контентом (Enterprise Content Management – ECM), обеспечивая надежную и технологичную платформу для реализации систем документооборота, управления рабочими процессами, управления слабоструктурированным контентом организаций, а также внешних и внутренних корпоративных порталов.

Решение включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур, что позволяет автоматизировать полный цикл работы с документами от формирования проекта документа до его электронного подписания с контрагентов и размещения в архиве.

ПЛАТФОРМА MICROSOFT SHAREPOINT SERVER

  • Платформа Microsoft SharePoint основана на использовании WEB-технологий. Система на базе Microsoft SharePoint позволяет организовать работу всех подразделений компании с единой информационной базой, независимо от их территориального расположения. Документы и информация доступны Вам 24 часа в сутки в любой точке мира.
  • Решение на базе Microsoft SharePoint не требует установки программного обеспечения на рабочих станциях пользователей. Для работы с системой используется стандартный браузер Internet Explorer, входящий в состав операционной системы семейства Microsoft Windows.
  • Интерфейс решения на платформе Microsoft SharePoint привычен и понятен любому пользователю знакомому с интернет-порталами. Внедерение системы требует самого минимального обучения сотрудников, а дальнейшее сопровождение не требует существенных ресурсов ИТ-подразделения компании.
  • Microsoft SharePoint является технологичной интегрированной платформой, обеспечивающей возможность масштабирования как с точки зрения развития функциональных возможностей, так и с точки зрения увеличения интенсивности использования (увеличение числа пользователей, увеличение состава и количества документов и т.п.)

КОРПОРАТИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ И УПРАВЛЕНИЕ НСИ

  • Одним из важных технологических преимуществ решения «Электронный документооборот» является возможность использования внешних справочников реквизитов. Данная возможность позволяет интегрировать решение практически с любой внешней системой используемой для управления нормативно-справочной информацией, например учетной системы на базе 1С, Microsoft Dynamics или любой другой системы класса ERP и MDM.
  • Использование внешних справочников гарантирует актуальность справочной информации в системе в режиме online не требуя при этом никакой поддержки и синхронизации справочной информации. Решение «видит» справочники внешней системы как свои собственные и позволяет использовать их при формировании карточек документов. Типовыми примерами использования внешних справочников являются справочники Юридических лиц, ЦФО, Контрагентов и т.п.

ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНИМИ СИСТЕМАМИ

  • В состав решения входит ряд сервисов, обеспечивающих интеграцию с любыми существующими информационными системами заказчика.
    Использование сервисов решения позволяет обеспечить просмотр истории согласования и версий документа непосредственно из внешней системы. Кроме того, средства интеграции позволяют автоматически создавать создавать документы в учетной системе при завершении их согласования в СЭД, например, согласованные договоры автоматически создаются в учетной системе в соответствующих справочниках.
  • Решение  включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур. В настоящее время система ДИАДОК является одним из лидеров рынка, обеспечивая эффективное взамодействие юридических лиц без дублирования документов на бумажных носителях. Использование решения «Электронный документооборот» совместно с сервисами ДИАДОК позволяет не только обеспечить надежное долговременное хранение документов компании, но и максимально упростить и ускорить процессы документооборота с контагентами компании.