Общие центры обслуживания (ОЦО)

Решение предназначено для автоматизации процессов обработки бухгалтерских, финансовых и кадровых документов в общих центрах обслуживания.

Общая схема работы решения и его структура показана на рисунках:

ВВОД ДОКУМЕНТОВ

Сканирование:

Подсистема ввода документов обеспечивает оцифровку бумажных носителей информации и подготовку сканобразов документов к последующей обработке в системе.

Подсистема обеспечивает возможность поточного сканирования и автоматического разделения пакетов сканирования на отдельные документы, а также автоматической публикации полученных сканобразов документов в Системе.

Рубрицирование:

Подсистема обеспечивает Оператору возможность идентифицировать документ в системе путем заполнения его ключевых реквизитов, таких как тип, наименование, номер, дата и т.п. Заполнению Оператором подлежит набор реквизитов документа, достаточный для автоматической маршрутизации документа на обработку ответственному сотруднику ОЦО.

Решение предполагает  оптимизацию работы Оператора путем использования  корпоративных справочников и автоматического копирования реквизитов при связывании документов. Также предполагается минимизация ручного труда Оператора за счет интеграции с учетными системами Заказчика в части импорта учетных карточек документов при их проведении в учетной системе.

Каждый документ в Системе представлен двумя компонентами:

  • Сканированный образ документа
  • Электронная карточка документа

Заполнение карточки документа – наиболее трудоемкая операция при вводе документа.

Для исходящих документов, т.е. документов формируемых в учетной системе Заказчика, предполагается полное исключение ручного заполнения реквизитов учетных карточек операторами, поскольку карточка может быть автоматически сформирована в Системе непосредственно в момент проведения документа в учетной системе.

Для входящих документов, т.е. документов сформированных внешним контрагентом и полученных оператором на бумажном носителе, использование ПО Abbyy FlexiCapture обеспечивает минимизацию ручного труда Оператора путем автоматического распознавания реквизитов на документе и сопоставление их со справочными данными учетных систем Заказчика. Работа Оператора заключается только  в верификации распознанных документов.

Схема ввода документов

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Подсистема управления процессами обеспечивает инициацию, выполнение и контроль над рабочими процессами обработки и принятия  документов к учету сотрудниками ОЦО.

Подсистема обеспечивает автоматическую маршрутизацию документов ответственным в ОЦО:

  • По типам и видам документов
  • По комбинациям реквизитов
  • Управление ролями, группами, исполнителями, замещениями

Обработка документов

Возможности подсистемы управления процессами

  • Прикрепление одного или нескольких электронных документов к карточке документа в Системе
  • Настройка параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования
  • Настройка маршрутов обработки документов в зависимости от реквизитов документов, например: тип и вид документа, юридическое лицо, ЦФО, сумма документа и т.п.
  • Ролевое управление маршрутами согласования. Настройка согласующих лиц (ответственных сотрудников) в зависимости от: Юридического лица, участка учета, ЦФО, подразделения и т.п.
  • Хранение версий и редакций документа, включая информацию об авторе и времени внесения изменений
  • Автоматическое назначение заданий участникам процессов согласования
  • Автоматическое назначение нормативных сроков исполнения заданий
  • Хранение полной истории согласования
  • Формирование почтовых уведомлений пользователям системы, связанных с назначением заданий
  • Формирование реестров просроченных заданий, в том числе с группировкой по отделам, исполнителям, видам документов и т.п.
  • Автоматическое формирование электронного листа согласования

ХРАНЕНИЕ И ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Подсистема Электронного архива обеспечивает финальное размещение документа в архивной области Системы для долгосрочного хранения и использования.

Подсистема обеспечивает возможности поиска и отбора необходимых документов, а также предоставления их пользователям системы в соответствии с предоставленными им уровнями доступа к документарному архиву компании.

Поисковые средства системы обеспечивают следующие основные возможности:

  • Поиск отдельных документов
  • Формирование подборок документов
  • Массовая печать и сохранение подборок документов

Подсистема обеспечивает автоматическое размещение пакетов документов в определенном расположении хранилища, соответствующем формализованным правилам и политикам их хранения. Политики настраиваются индивидуально для каждого типа документов и обеспечивают автоматизированное применение профилей доступа пользователей. Настройка политики предполагает определение одного или нескольких реквизитов в разрезе которых предоставляется доступ к документам Системы.

Возможности подсистемы хранения и поиска

  • Классификатор документов, с обеспечением индивидуальных наборов реквизитов для каждого типа документа в системе;
  • Автоматизированное формирование структуры каталогов архива документов на основании настройки правил их размещения в зависимости от реквизитов карточек;
  • Формирование и ведение карточек документов, представляющих собой наборы реквизитов, описывающих документ в архиве;
  • Возможность размещения в Электронном хранилище документов путем загрузки с локального диска пользователя;
  • Возможность автоматизированной загрузки и хранения сканированного образа документа;
  • Возможность настройки общих и персональных реестров документов с заданными наборами реквизитов, правилами фильтрации, сортировки и группировки документов;
  • Совместное использование размещенных в хранилище документов сотрудниками Заказчика, возможность адресации документов по гиперссылкам;
  • Хранение версий и редакций документа, включая информацию об авторе и времени внесения изменений;
  • Обеспечение фильтрации документов в системе по произвольному набору реквизитов;
  • Обеспечение возможностей контекстного поиска документов по произвольному поисковому запросу;
  • Автоматизированное управление правами доступа к документарному архиву.

ИНТЕГРАЦИЯ

Система штатно поддерживает следующие интеграционные сервисы:

  • Отображение корпоративных справочников Заказчика  в системе
  • Синхронизация внутренних справочников Системы с учетными системами РК
  • Импорт выгруженных из учетной системы реквизитов документов и обновление или формирование учетных карточек документов
  • Экспорт документов  в учетную систему на обработку ответственному бухгалтеру ОЦО
  • Отображение документа по запросу внешней системы, например, из проводки ERP