Электронный архив

О решении

Решение «Электронный архив» направлено на экономию до 8о% времени сотрудников компании , затрачиваемого на поиск и получение необходимых документов , за счет минимизации использования бумажных копий документов в повседневной работе, обеспечения возможности быстрого поиска документов по атрибутам и по тексту вложенных файлов, а также быстрого форматирования подборок документов.

Электронный архив незаменим в работе бухгалтерской службы, обеспечивая возможность мгновенного формирования необходимых подборок первичных документов по запросу налоговых органов, например, счетов-фактур по контрагенту, с возможностью вывода сканобразов отобранных документов на печать.

Использование решения особенно эффективно для работы территориально распределенных и холдинговых компания, позволяя централизовать службу бухгалтерского учета и обеспечить транспорт для передачи документов в головную компанию в электронном виде.

Электронный архив основан на программной платформе Microsoft SharePoint Server 2016 от ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft.
Платформа Microsoft SharePoint основана на использовании WEB-технологий. Решение позволяет организовать работу всех подразделений компании с единой информационной базой, независимо от их территориального расположения.

Особенности и преимущества

  • Формирование единого централизованного хранилища документов ( включая скан — образы и документы вформате Microsoft Office.
  • Автоматическое распознавание образов документов и извлечение реквизитов
  • Возможность поиска по всему тексту документа и по его реквизитам.
  • Контекстный и уточняющий поиск документов через привычный интерфейс , аналогичный поисковым системам Google или Yаndех.
  • Автоматическое формирование уточняющих критериев и результатов поиска «одним кликом». Формирование и печать логических подборок документов за считанные минуты ( пример , акты по контрагенту за период ).
  • Автоматическое формирование структуры архива . Сервис интеграции с внешними системами .
  • Использование технологии тонкого клиента для пользователей — система работает через обычный web-браузер Intеrnеt Explorer.
  • Гибкий механизм настройки прав доступа к документам ,основанный на иерархической структуре архива.
  • Хранение отсканированных и распознанных образов документов в виде РДF — файлов с возможностью поиска по тексту файла
  • Возможность одновременного просмотра реквизитов карточки документа и отсканированного образа документа

МАРШРУТИЗАЦИЯ И ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА



  • Решение обеспечивает автоматическое формирование иерархической структуры хранения документов в архиве на основе их реквизитов. Для каждого типа документов может быть настроена индивидуальная структура хранения, например, для договоров это может быть иерархия включающая: Год \ ЦФО \ Вид договора.

  • В процессе работы документы автоматически размещаются системой в соответствующем каталоге архива на основании их реквизитов что исключает возможные ошибки размещения документа.


КАРТОЧКИ И СКАНОБРАЗЫ ДОКУМЕНТОВ



  • Решение обеспечивает возможность настройки неограниченного количества типов документовс индивидуальными наборами реквизитов, обеспечивающих возможность фильтрации документов по произвольному набору значений.

  • Помимо электронной карточки каждый документ в системе представлен соответствующим сканобразом документа в его оригинальном виде (с печатями, подписями и т.п.).

  • Сканобразы документов размещаемые в системе проходят автоматическое распознавание с помощью специализированного программного обеспечения ABBYY, что позволяет работать со сканобразами как с электронными документами, включая возможности копирования и контекстного поиска содержимого документа.


ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ПО РЕКВИЗИТАМ



  • На основании реквизитов электронных карточек система позволяет мгновенно формировать необходимые подборки документов и выводить на печать соответствующие сканобразы. Быстрый отбор документа позволяет, например, кардинально сократить время подготовки документов по запросу налоговых органов отобрав по определенному контрагенту счета-фактуры за период и отправить их на печать или выгрузить на диск.

  • Быстрый отбор документов по реквизитам позволяет также контроллировать наличие оригиналов первичных документов в случае первичного получения их электронных копий. Для этого достаточно произвести отбор документов по статусу наличия оригинала, после чего по не предоставленным документам возможна автоматическая рассылка напоминаний ответственным менеджерам.


КОНТЕКСТНЫЙ МОРФОЛОГИЧЕСКИЙ ПОИСК ПО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТОВ



  • Помимо отбора необходимых документов по реквизитам система обеспечивает возможность полнотекстового поиска по содержимому документов. При вводе в систему сканобразы проходят автоматическое распознавание и индексируются поисковым сервисом. Это дает возможность пользователям использовать поисковые запросы точно также как это делается в поисковых системах Yandex или Google.

  • Результаты поискового запроса выводятся в соответствии с их релевантностью запроса, после чего система автоматически формирует уточняющие критерии на основе реквизитов документов, попавших в результаты поиска. Одним кликом пользователь может дополнительно отобрать документы определенного типа, по определенному контрагенту, ЦФО и т.п.


ВЗАИМОСВЯЗИ ДОКУМЕНТОВ



  • Решение обеспечивает возможность ручного и автоматического связывания документов в логические пакеты, позволяющие работать не с отдельными документами, а с их взаимосвязанными пакетами. Так, например, в карточке договора отображается реестр соответствующих первичных документов, в карточке накладной отображается счет-фактура и т.п.

  • Использование связей документов позволяет группировать документы по любому нужному основанию. Примерами могут служить группировки документов по Проекту, Подразделению, Статье затрат и т.п.


Наполнение архива

Важной частью электронного архива является процесс его наполнения, т.е. добавления документа в архив.

В общем случае для размещения сканированного образа документа выполняются следующие основные действия:

  • Маркировка документа уникальным штриховым кодом.
  • Сканирование маркированных ШК документов
  • Автоматическая обработка документов с использованием технологий ABBYY FlexiCapture Engine для разделения пакетов на отдельные документы, полнотекстового распознавания и выделения реквизитов
  • Полученные образы документов автоматически публикуются в системе электронного архива. Производится заполнение электронной карточки документов полученными реквизитами

На документ автоматически назначаются права доступа, в соответствии с принятым регламентом, и он становится доступен для поиска авторизованным пользователям

Процесс добавления документа в Электронный архив показан на схеме:

image00

Архитектура и технологии

Решение «Электронный архив» основано на программной платформе Microsoft SharePoint 2016 от ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft.

Платформа Microsoft SharePoint входит в число лидеров рынка систем управления контентом (Enterprise Content Management – ECM), обеспечивая надежную и технологичную платформу для реализации систем документооборота, управления рабочими процессами, управления слабоструктурированным контентом организаций, а также внешних и внутренних корпоративных порталов.

ПЛАТФОРМА MICROSOFT SHAREPOINT SERVER

  • Платформа Microsoft SharePoint основана на использовании WEB-технологий. Система на базе Microsoft SharePoint позволяет организовать работу всех подразделений компании с единой информационной базой, независимо от их территориального расположения. Документы и информация доступны Вам 24 часа в сутки в любой точке мира.
  • Решение на базе Microsoft SharePoint не требует установки программного обеспечения на рабочих станциях пользователей. Для работы с системой используется стандартный браузер Internet Explorer, входящий в состав операционной системы семейства Microsoft Windows.
  • Интерфейс решения на платформе Microsoft SharePoint привычен и понятен любому пользователю знакомому с интернет-порталами. Внедерение системы требует самого минимального обучения сотрудников, а дальнейшее сопровождение не требует существенных ресурсов ИТ-подразделения компании.
  • Microsoft SharePoint является технологичной интегрированной платформой, обеспечивающей возможность масштабирования как с точки зрения развития функциональных возможностей, так и с точки зрения увеличения интенсивности использования (увеличение числа пользователей, увеличение состава и количества документов и т.п.)

КОРПОРАТИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ И УПРАВЛЕНИЕ НСИ

  • Одним из важных технологических преимуществ решения «Электронный архив» является возможность использования внешних справочников реквизитов. Данная возможность позволяет интегрировать решение практически с любой внешней системой используемой для управления нормативно-справочной информацией, например учетной системы на базе 1С, Microsoft Dynamics или любой другой системы класса ERP и MDM.
  • Использование внешних справочников гарантирует актуальность справочной информации в системе в режиме online не требуя при этом никакой поддержки и синхронизации справочной информации. Решение «видит» справочники внешней системы как свои собственные и позволяет использовать их при формировании карточек документов. Типовыми примерами использования внешних справочников являются справочники Юридических лиц, ЦФО, Контрагентов и т.п.

ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНИМИ СИСТЕМАМИ

  • В состав решения «Электронный архив» входит ряд сервисов, обеспечивающих интеграцию с любыми существующими информационными системами заказчика.
    Использование сервисов решения позволяет обеспечить просмотр истории согласования и версий документа непосредственно из внешней системы. Кроме того, средства интеграции позволяют автоматически обмениваться реквизитами документов с учетной системой и по клику в учетной системе открывать карточку документа  архиве.
  • Решение «Электронный архив» включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур. В настоящее время система ДИАДОК является одним из лидеров рынка, обеспечивая эффективное взамодействие юридических лиц без дублирования документов на бумажных носителях. Использование решения «Электронный архив» совместно с сервисами ДИАДОК позволяет не только обеспечить надежное долговременное хранение документов компании, но и максимально упростить и ускорить процессы документооборота с контагентами компании.