EnDocs for SharePoint

 

EnDocs for SharePoint — комплексная система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint 2016.

Платформа Microsoft SharePoint — лидер на мировом рынке платформ для организации совместной работы сотрудников, управления корпоративным контентом, проектами, задачами и информационными ресурсами организаций.

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Канцелярия



  • создание входящих, исходящих и внутренних документов путем заполнения регистрационной карточки с автоматическим присвоением регистрационного номера документа

  • добавление все необходимой информации по документу, включая файлы, ответственных, приоритет и сроки выполнения

  • создание документов по готовым утвержденным шаблонам

  • регистрация документов со сканера (с поддержкой распознавания текста)

  • отправка документов на рассмотрение по маршруту с указанием ответственных

  • контроль сроков исполнения документов

  • автоматическая отправка уведомлений по почте участникам процесса согласования


Договоры



  • единое централизованное хранилище информации, с возможностью быстрого поиска по заданным критериям

  • создание документов осуществляется путем заполнения регистрационной карточки

  • пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам

  • создание документов по готовым шаблонам

  • просмотр всего маршрута движения документа на всех этапах его жизненного цикла

  • просмотр версионности документа, времени внесения изменений и автора изменений

  • формирование и делегирование полномочий, просмотр отчетов по резолюции

  • просмотр всей истории документа от создания до архивации

  • информирование о поступивших и просроченных поручениях по электронной почте


Контроль исполнения



  • создание задач и поручений, назначение контролера

  • формирование персональных и групповых поручений

  • делегирование поручений, с возможностью замещения отвественных

  • отслеживание хода работ с помощью специальных статусов, которыми сопровождаются как сами поручения, так и документы, по которым они были созданы

  • отправка уведомлений о поступивших и просроченных задачах в почту ответственному

  • возможность добавления файлов к поручениям

  • проверка исполнения задания и формирование замечаний

  • ведение журнала поручений

  • формирование различных отчетов по дисциплине, в том числе и индивидуальных

  • атрибутивный и полнотекстовый поиск поручений, удобная фильтрация


Заявки на оплату



  • создание заявок на оплату в соответствии с утвержденным шаблоном и с использованием общекорпоративных справочников

  • согласование заявок на оплату непосредственно в системе СЭД

  • просмотр статусов заявок (на согласовании, согласована, на утверждении, на оплате, оплачена)

  • автоматическая отправка оповещений участникам процесса согласования о старте начала работ

  • удобный атрибутивный поиск заявок по всему архиву системы


Согласование документов



  • Согласование любых типов документов: договоров, счетов, ОРД, исходящих писем, тех.документов, заявок и пр.

  • Автоматизация процессов совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования и утверждения проектов документов в электронном виде

  • Гибкий и удобный маршрутизатор процессов согласования

  • просмотр версионности документа, времени внесения изменений и автора изменений

  • отправка оповещений исполнителям по электронной почте

  • использование ЭЦП


Электронный архив



  • Маршуртизация и иерархическая структура хранения документов

  • Электронные карточки и сканобразы документов

  • Поиск документов по реквизитам и групповая выгрузка или отправка на печать

  • Контекстный морфологический поиск по содержимому документов, возможность уточнения результатов поиска

  • Взаимосвязи документов на основе реквизитов


Поточное сканирование и извлечение реквизитов и данных из документов



  • Потоковое распознавание документов

  • Извлечение реквизитов и данных из документов

  • Обработка различных документов в одном потоке

  • Автоматическая классификация документов

  • Обработка документов с фиксированной структурой (опросники, бланки и т.п.)

  • Обработка неструктурированных документов: счета-фактуры, акты, накладные, счета на оплату, платежные поручения, паспорта и т.п.

  • Верификация и контроль полученных данных

  • Поддержка 199-ти языков

  • Экспорт извлеченных данных во внешнюю систему


Обмен электронными документами с контрагентами



  • Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через сервис Диадок

  • Поддержка ЭЦП


Архитектура и технологии



  • Построено на модели данных Microsoft SharePoint 2013/2016

  • Интеграция с учетными системами (1C, SAP, Axapta)

  • Авторизация через AD

  • Разграничение доступа


ПРЕИМУЩЕСТВА

EnDocs объединяет преимущества СЭД, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая:

  • Централизованное хранилище электронных документов.
  • Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации).
  • Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad.
  • Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных).
  • Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов.
  • Поддержку всего жизненного цикла документов (получение из различных источников, регистрация, подготовка, согласование, подписание (с возможностью использования ЭЦП), резолюция,  назначение ответственных и групп исполнителей, рассылка, исполнение, уничтожение или передача в архив).
  • Поддержку документов и файлов, содержащих различный контент (текстовый и табличный вид, аудио, видео).
  • Коллективную работу с документами.
  • Сквозной документооборот (филиалы, группы компаний и т.п.).
  • Легкую интеграцию с любыми учетными системами, системами управления проектами и пр.

Для руководителей



  • Прозрачный процесс согласования происходит в онлайн режиме

  • Под контролем находятся все важные задания, благодаря автоматическому контролю и отслеживанию задач и поручений

  • Экономия временных затрат благодаря стандартизации процедур управления документами, проектами и задачами

  • Сокращение в десятки раз времени на поиск необходимой информации и передачу ее между сотрудниками, подразделениями или территориально удаленными офисами

  • Широкие возможности удаленной работы, в том числе с мобильных устройств

  • Защита корпоративных данных от несанкционированного доступа


Для функциональных менеджеров



  • Подготовка проектов договоров и инициация процесса согласования без посредников (секретарей, делопроизводителей и т.п.), не покидая рабочего места

  • Мгновенный поиск необходимых документов, формирование Личного кабинета

  • Полная актуальная информация о ходе процесса, текущем статусе и текущем этапе согласования

  • Гарантия актуальности согласованной версии документа, возможность просмотра рецензий и изменений

  • Кардинальное сокращение сроков согласования документа

  • Мгновенное получение уведомления о замечаниях к документу и завершении согласования

  • Исключение рисков потери и утраты документа, истории и листа согласования

  • Просмотр базы первичных документов по своим контрагентам

  • Кардинальное упрощение документооборота за счет централизованной обработки первичных документов (служба «одного окна»)

  • Получение напоминаний и уведомлений о необходимости предоставления оригиналов первичных документов в случае их отсутствия


Для согласующих лиц



  • Отображение поступивших на согласование документов в Личном кабинете системы

  • Получение электронных оповещений и напоминаний о назначении заданий по согласованию

  • Отображение полной информации о поступившем на согласование документе в электронной карточке

  • Просмотр электронного листа согласования и рецензий предыдущих участников процесса

  • Просмотр взаимосвязанных документов (например, основного Договора при согласовании Дополнительного соглашения)

  • Интерфейс согласования документа одним «кликом»

  • Исключение рисков потери и утраты документов, истории и листа согласования


Для бухгалтера



  • Мгновенное формирование подборок первичных документов по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.п.) и вывод их на печать

  • Исключение риска потери и утраты первичных документов

  • Мгновенный поиск необходимых первичных документов

  • Мгновенный доступ к связанным документам — договору, счету-фактуре, приложениям и отчетам и т.п.

  • Контроль поступления оригиналов первичных документов в случае первоначального получения сканированных копий

  • Автоматическое формирование реестров первичных документов и необходимых отчетов

  • Автоматизированный контроль соответствия первичных документов условиям договора


Для юриста



  • Наличие в системе всех договоров и связанных с ним приложений и дополнительных соглашений

  • Контроль сроков действия договоров, автоматическое уведомление о завершении договоров

  • Ведение архива судебных дел с приложением сканобразов документов (материалы дела, постановления, жалобы, ходатайства и т.п.)

  • Ведение архива дел по досудебному урегулированию споров

  • Мгновенный поиск необходимых документов как по формальным реквизитам (дата, номер и т.п.), так и контекстный по содержимому

  • Возможность сравнения согласованных документов в системе с подписанной бумажной версией.


Для распределенных компаний и холдингов



  • Единая информационная среда, обеспечивающая сквозное прохождение процессов между удаленными подразделениями и юридическими лицами компании

  • Абсолютно идентичная работа пользователей, как в локальной сети, так и удаленно посредством сети Интернет;

  • Централизованный контроль над полнотой и корректностью первичных документов

  • Мгновенная доставка первичных документов в центральный офис в электронном виде

  • Использование единого документарного архива всеми подразделениями и юридическими лицами

  • Унификация процессов документооборота между всеми юридическими лицами и подразделениями компании

  • Формирование единого документарного архива документов для всех подразделений и юридических лиц компании с гибкой системой разграничения доступа.

  • Организация общего центра обслуживания


ПЛАТФОРМА

ЧТО ТАКОЕ SHAREPOINT?

SharePoint — это платформа для совместной работы, обеспечивающая увеличение производительности труда и управление контентом в знакомой среде Office. Вне зависимости от того, где вы развертываете SharePoint 2013 — на своей площадке или используя услуги внешнего хостинга, — встроенные функции, дополненные технологиями поиска, помогут вам быстро реагировать на меняющиеся требования бизнеса. Вы сможете принимать решения, опираясь на результаты анализа данных, а также быстро и безопасно внедрять настраиваемые под ваши нужды решения как в масштабах всего предприятия, так и вне его. Консолидация решений для совместной работы на платформе SharePoint 2013 способствует сокращению расходов на обучение персонала и техническую поддержку, а также увеличению производительности труда ИТ-сотрудников — и все это становится возможным с помощью хорошо управляемой и соответствующей стандартам платформы.

Зачем использовать SharePoint?

Microsoft SharePoint 2013 дает возможность увеличить производительность труда за счет использования интегрированного набора гибких функций. SharePoint 2013 обеспечивает поддержку совместной работы в самом широком смысле этого слова и помогает сотрудникам, партнерам и клиентам организовывать совместную работу новым, более эффективным способом. Просмотрите разделы ниже, чтобы узнать больше о корпоративных функциях SharePoint.

Преимущества SharePoint 2013 для пользователей

Эффективно взаимодействуйте с нужными вам людьми и информацией для принятия правильных бизнес-решений и поддержания неизменно высокого качества выполняемой работы. Вне зависимости от того, как вы используете SharePoint 2013 — с персонального компьютера, браузера или мобильного устройства, — вы работаете в хорошо знакомой и интуитивно понятной рабочей среде, помогающей вам увеличивать эффективность своей работы в масштабах всей организации.

ПРАЙС-ЛИСТ

Стоимость внедрения EnDocs for SharePoint складывается из нескольких составляющих:

  • Стоимость лицензий EnDocs for SharePoint.
  • Стоимость лицензий на платформу Microsoft SharePoint Server 2016, а также СУБД SQL Server
  • Стоимость сопутствующих услуг по внедрению EnDocs for SharePoint (Установка и настройка системы, обучение персонала заказчика и т.п.)

Прайс-лист на лицензии EnDocs for SharePoint 

Лицензия  Требует Описание Стоимость ₽
EnDocs Server Предоставляет возможность установки программного обеспечения EnDocs for SharePoint на одной ферме серверов SharePoint Заказчика.

Обеспечивает развертывание базовой фннукциональности СЭД, включая:
— Электронный архив документов
— Согласование документов

100 000,00
EnDocs Recognition Server Сервис для потокового распознавания и извлечения реквизитов и данных из сканов документов на основе технологий Abbyy FlexiCapture по запросу
Казначейство EnDocs Server Реализует подсистему электронного казначейства, в том числе cбор, согласование и консолидацию БДДС подразделений 200 000,00
Архивное делопроизводство EnDocs Server Реализует подсистему архивного делопроизводства 160 000,00
Стоимость одной пользовательской лицензии (CAL) EnDocs Server Стоимость одного рабочего места  6000,00
Пакет 15 CAL EnDocs Server  Стоимость пакета на 15 пользовательских лицензий 82 500,00
Пакет 25 CAL EnDocs Server Стоимость пакета на 25 пользовательских лицензий 125 000,00
Пакет 50 CAL EnDocs Server Стоимость пакета на 50 пользовательских лицензий 225 000,00
Пакет 75 CAL EnDocs Server Стоимость пакета на 75 пользовательских лицензий 300 000,00
Пакет 100 CAL EnDocs Server Стоимость пакета на 100 пользовательских лицензий 350 000,00
Пакет более 100 CAL EnDocs Server Стоимость пакета более 100  пользовательских лицензий по запросу
Дополнительные модули EnDocs for SharePoint
Диадок коннектор EnDocs Server

 

Коннектор для приема/передачи электронных юридически значимых документов через сервис Диадок 400 000,00
Поддержка ЭЦП EnDocs Server Реализует возможность подписания документов в СЭД электронной цифровой подписью 160 000,00